Сборник практических работ по MS Access. Главная страница

©

  Практическая работа 1: Создание базы данных, состоящей из одной таблицы Практическая работа 2: Создание базы данных, состоящей из двух таблиц Пактическая работа 3: Создание базы данных, состоящей из одной таблицы Практическая работа 4: Применение форм Практическая работа 5: Создание и использование запросов Практическая работа 6: Создание и использование запросов (продолжение) Пактическая работа 7: Создание отчетов  литература
 

Работа 2. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Цели работы:

  • научиться удалять таблицы;
  • научиться создавать таблицы базы данных в режиме таблицы;
  • научиться создавать самостоятельно ключевое поле;
  • научиться создавать формы для ввода данных;
  • закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.

Этапы работы

  1. Проектирование структуры базы данных.
    Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Список и Группы.
  2. Конструирование пустых таблиц базы данных.
    Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме таблицы. В таблице Список будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс, номер группы). Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.
  3. Создание схемы базы данных.
    В данном случае таблицы связаны связью "один-ко-многим". Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице Список - сколько угодно (несколько человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список - поле Код, в таблице Группы - поле Учебная группа.
  4. Ввод данных в таблицы.
    Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При наличии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

Порядок работы:

  • Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access; перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.
  • Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже пере-ключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно (рис, 7) с основными элементами базы данных.


    Рис.7

Задание 2. Удалите таблицу Список.

Порядок работы:

  • Выделите имя таблицы.
  • Нажмите клавишу [Delete].
  • На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.

Задание 3. Создайте таблицу Группы.

Порядок работы:

  • Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.
  • Щелкните мышкой по кнопке Создать. Появится окно, представленное на рис. 8.


    Рис. 8

  • Оставьте Режим таблицы и щелкните по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.
  • Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполните команду Формат - Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу [Enter].
  • Переименуйте Поле 2. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполните команду Формат - Пере-именовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Преподаватель и нажмите клавишу [Enter].
  • Сохраните таблицу с именем Группы, щелкнув по кнопке - Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.
  • Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке , и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Учебная группа ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке - Ключевое поле. Тип данных поля Учебная группа задайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадающего списка. ;
  • Щелкните по кнопке - Сохранить. Закройте таблицу (при сохранении таблицы вопросов не появится, так как имя таблицы уже задано).

Задание 4. Создайте таблицу Список.

Порядок работы:

  • Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.
  • Щелкните мышкой по кнопке Создать.
  • Появится окно, в котором оставьте Режим таблицы и щелкните мышкой по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.
  • Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием, выполнив команду Формат - Переименовать поле. Данные возьмите из табл. 3.

    Таблица 3

    Старое название

    Новое название

    Поле 1 Код
    Поле 2 Фамилия
    Поле 3 Имя
    Поле 4 Отчество
    Поле 5 Год рождения
    Поле 6 Школа
    Поле 7 Класс
    Поле 8 Учебная группа
  • Сохраните таблицу с именем Список, щелкнув по кнопке .На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.
  • Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав кнопку - Ключевое поле. Тип поля Код - счетчик, полей Фамилия, Имя, Отчество - текстовые, полей Год рождения, Школа, Класс, Учебная группа - числовые. С полем Учебная группа разговор особый. Его тип - числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, значения этого поля надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого в свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подста-новка по следующей схеме: выберите закладку Подстановка, тип элемента управления - Поле со списком, источник строк - Группы. Получите значения элементов, как показано на рис.9.
  • Сохраните изменения, щелкнув по кнопке


    Рис.9

  • Закройте таблицу.

В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 5. Создайте схему данных.

Порядок работы:

  • Щелкните по кнопке - Схема данных.
  • В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Группы и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу Список и щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.
  • Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поля.
  • Поставьте мышку на имя поля Учебные группы в таблице Группы и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Учебные группы в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи, представленное на рис. 10


    Рис.10

  • Включите значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.
  • Включите значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.
  • Включите значок Каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера групп.
  • Щелкните по кнопке Создать. Появится связь "один-ко-многим". Схема данных представлена на рис. 11.


    Рис.11

  • Закройте схему данных, ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 6. Заполните таблицу Группы значениями.

Порядок работы:

  • Откройте таблицу Группы в режиме таблицы.
  • Заполните ее записями из табл. 4.

    Таблица 4

    Учебная группа

    Преподаватель

    101 Верзаков С.А.
    102 Белоусов А.И.
    103 Масалова В.А.
    104 Новикова Е.В.
    105 Зачесова Т.П.
  • Сохраните таблицу и закройте ее.

Задание 7. Создайте формы для ввода данных.

Порядок работы:

  • Выберите закладку Формы. Щелкните по кнопке Создать.
  • Появится диалоговое окно (рис. 12), в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных - Список.


    Рис.12

  • Щелкните по кнопке ОК. Появится пустая форма ввода, представленная на рис. 13.


    Рис.13

    Замечание.

    Значения кнопок работы с записями:
    -переход к первой записи;
    - переход к предыдущей записи;
    - переход к следующей записи;
    - переход к последней записи;
    - добавление новой записи.

Задание 8. Добавьте в базу данных записи, используя форму.

Порядок работы:

  • Заполните базу данными, представленными в табл. 5.

    Замечание.

    Переход от поля ввода к следующему полю производится клавишей [Tab], [Enter] или мышкой. Для перехода к новой записи следует щелкнуть по кнопке . Значения поля Код будут заполняться автоматически. Значения поля Учебная группа выбирайте из ниспадающего списка.

    Таблица 5

    Код

    Фамилия

    Имя

    Отчество

    Год рождения

    Школа

    Класс

    Учебная группа

    1 Чернова Кристина Ивановна 1984 1 9 101
    2 Терещенко Инна Алексеевна 1983 3 10 103
    3 Истратов Максим Владимирович 1984 5 9 101
    4 Бондарь Ольга Петровна 1983 1 10 104
    5 Новоселов Алексей Иванович 1984 3 9 105
  • Сохраните введенные данные. Имя формы - Список. Закройте форму.
  • Перейдите в окно Таблицы. Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.
  • Щелкнув по кнопке , сохраните текущую таблицу.
  • Закройте таблицу.

Задание 9. Проверьте каскадное обновление связанных полей.

Порядок работы:

  • Откройте таблицу Группы.
  • Исправьте учебные группы на 201, 202, 203, 204, 205.
  • Сохраните таблицу.
  • Закройте таблицу Группы.
  • Откройте таблицу Список.
  • Убедитесь, что значения групп изменились.
  • Закройте таблицу Список.

Задание 10. Проверьте каскадное удаление связанных полей.

Порядок работы:

  • Откройте таблицу Группы.
  • Удалите первую запись (всю строку выделите и нажмите на клавишу [Delete]).
  • Согласитесь с проверочным вопросом.
  • Закройте таблицу Группы.
  • Откройте таблицу Список.
  • Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201.
  • Закройте таблицу Список.
  • Предъявите преподавателю:
    1. таблицу Список на экране;
    2. таблицу Группы на экране;
    3. форму Список на экране.

Задание 11. Завершите работу с программой Access.

Порядок работы:

  • Выполните команду Файл - Выход.
  • Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него утвердительно.
 

главная